POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DU SITE VITRINE
1. Objet de la politique
La présente politique explique comment SYN’K collecte et utilise les données personnelles des visiteurs du site, des personnes qui utilisent le formulaire de contact et de celles qui sollicitent une présentation ou un devis.
Elle ne couvre pas encore les traitements réalisés dans le cadre de l’accompagnement d’un sinistre ou de l’utilisation d’un espace personnel. Ces traitements font l’objet d’une information spécifique. (lien notice RGPD du service)
2. Responsable du traitement
Pour les traitements liés au site internet, le responsable du traitement est :
[Dénomination sociale] – SYN’K
Adresse : [adresse]
Courriel : [adresse de contact RGPD]
Téléphone : [numéro]
3. Données collectées
SYN’K peut collecter les données suivantes :
nom et prénom ;
adresse électronique ;
numéro de téléphone ;
qualité du demandeur : copropriétaire, membre d’un conseil syndical, syndic ou autre ;
informations relatives à la copropriété nécessaires à l’établissement d’une proposition ;
contenu du message adressé à SYN’K ;
données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site : adresse IP, date et heure de connexion, navigateur, appareil utilisé et journaux techniques ;
choix exprimés concernant les cookies.
Le formulaire général de contact n’a pas vocation à recevoir des documents relatifs à un sinistre, des photographies, des coordonnées bancaires, des informations de santé ou d’autres données sensibles.
4. Finalités et bases légales
Traitement des demandes de contact
Les données sont utilisées pour recevoir la demande, identifier son objet et y répondre.
Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de SYN’K à répondre aux personnes qui la contactent ou, lorsque la demande porte sur une prestation ou un devis, sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à l’initiative du demandeur.
Présentation du service et établissement des devis
Les données sont utilisées pour comprendre les besoins de la copropriété, organiser une présentation et établir une proposition commerciale.
Ce traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.
Gestion des clients et obligations administratives
Lorsqu’une relation contractuelle est conclue, les données nécessaires sont utilisées pour assurer le suivi du contrat, la facturation et le respect des obligations comptables et légales.
Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat et le respect des obligations légales applicables à SYN’K.
Fonctionnement et sécurité du site
Certaines données techniques sont traitées afin d’afficher le site, d’assurer sa sécurité, de détecter les incidents et de prévenir les accès frauduleux.
Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de SYN’K à assurer le fonctionnement et la sécurité de son site.
Mesure d’audience et traceurs facultatifs
Les cookies ou traceurs non strictement nécessaires ne sont utilisés qu’après le recueil du consentement de l’utilisateur.
Ce consentement peut être retiré à tout moment depuis le lien « Gérer mes cookies » présent sur le site.
5. Caractère obligatoire des informations
Les champs indispensables au traitement de la demande sont signalés par un astérisque.
En l’absence de ces informations, SYN’K pourrait ne pas être en mesure de répondre à la demande ou d’établir une proposition adaptée.
Les autres informations sont facultatives.
6. Destinataires des données
Les données sont accessibles uniquement :
aux personnes habilitées au sein de SYN’K ;
aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site, de la messagerie et des outils utilisés ;
aux conseils professionnels de SYN’K lorsque cela est nécessaire ;
aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.
Les données recueillies par le formulaire de contact ne sont pas communiquées aux assureurs, experts, syndics, artisans ou autres intervenants d’un sinistre sans information préalable et sans fondement approprié.
SYN’K ne vend pas les données personnelles recueillies sur son site.
7. Prestataires techniques
Le site est hébergé et exploité au moyen de la solution Squarespace, fournie par :
Squarespace Ireland Limited
Squarespace House
Ship Street Great
Dublin 8 – D08 N12C
Irlande.
D’autres prestataires peuvent intervenir pour la messagerie, la maintenance, la protection contre les messages indésirables ou la mesure d’audience.
La liste exacte des prestataires utilisés est tenue à jour dans la présente politique.
8. Transferts hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires techniques sont susceptibles de traiter des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen, notamment les États-Unis.
Lorsqu’un tel transfert intervient, SYN’K veille à ce qu’il repose sur un mécanisme juridique conforme au RGPD et à ce que des garanties appropriées soient mises en place.
Les mécanismes effectivement utilisés par Squarespace, Google et les autres prestataires devront être vérifiés et précisés avant la publication définitive de cette politique.
9. Durées de conservation
Les données sont conservées pendant les durées suivantes :
demande de contact : pendant le temps nécessaire à son traitement ;
données d’un prospect : pendant trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect ;
devis non accepté : pendant un an à compter de son émission, sauf nécessité de conservation plus longue pour la défense d’un droit ;
données relatives à un client : pendant la relation contractuelle, puis en archivage pendant la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
factures et pièces comptables : pendant dix ans ;
données techniques et journaux de connexion : pendant [durée à confirmer avec Squarespace] ;
choix relatifs aux cookies : pendant la durée indiquée dans la politique de gestion des cookies.
Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation.
10. Droits des personnes
Selon la nature du traitement et sa base légale, toute personne peut exercer :
son droit d’accès ;
son droit de rectification ;
son droit à l’effacement ;
son droit à la limitation du traitement ;
son droit d’opposition ;
son droit à la portabilité, lorsque celui-ci est applicable ;
son droit de retirer son consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.
Ces droits peuvent être exercés :
par courrier électronique : [adresse RGPD] ;
par courrier postal : [adresse].
SYN’K pourra demander les informations nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur en cas de doute raisonnable. Elle ne demandera pas systématiquement la copie d’une pièce d’identité.
11. Réclamation auprès de la CNIL
Si une personne estime, après avoir contacté SYN’K, que ses droits ne sont pas respectés, elle peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés :
CNIL
3 place de Fontenoy – TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
12. Décision automatisée
Les données collectées sur le site ne font l’objet d’aucune décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
13. Sécurité
SYN’K met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
L’accès aux données est limité aux seules personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
14. Modification de la politique
La présente politique peut être actualisée afin de tenir compte de l’évolution du site, des outils utilisés ou de la réglementation.
Dernière mise à jour : [date].
Notice RGPD du service Rendre cette notice accessible au premier contact, lors de l’activation et en permanence dans l’espace personnel.
La Notice RGPD du Service est en PJ